Datenschutzrichtlinie für Scan & Store

Verantwortlicher

• Morten Ottow
• Tulpenstrasse 4
• 12203 Berlin
• Deutschland

Allgemeiner Kontakt

• support@scan-and-store.com

Datenschutzkontakt

• support@scan-and-store.com

Datenschutzbeauftragter

Es wurde kein Datenschutzbeauftragter bestellt, sofern hier nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben ist.

Diese Datenschutzrichtlinie gilt für

• die Scan & Store iOS-Anwendung;
• die Scan & Store Share Extension;
• die Scan & Store Document Picker Extension;
• die Scan & Store File Provider Extension; und
• die Scan & Store Website, Support-Seiten und öffentlich zugänglichen Rechtseiten, soweit sie im Zusammenhang mit der App, Kontaktanfragen oder öffentlichen Produktinformationen genutzt werden.

Diese Datenschutzrichtlinie gilt nicht automatisch für eine separate Begleit- oder Standalone-Anwendung, sofern dieses Produkt nicht gesondert vertrieben und ausdrücklich mit diesem Hinweis verlinkt wird.

Dokumente werden grundsätzlich lokal auf Ihrem Gerät gespeichert und verarbeitet, es sei denn, Sie entscheiden sich aktiv dazu

• Inhalte aus einer externen Quelle zu importieren;
• Inhalte zu exportieren oder zu teilen;
• einen Drittanbieter-Cloud-Dienst zu verbinden; oder
• Kauf-, Wiederherstellungs- oder abonnementsbezogene Funktionen zu nutzen, die über Apple und RevenueCat bereitgestellt werden.

Kernfunktionen wie Scannen, lokale Speicherung, OCR, Archivorganisation, Bearbeitungsebenen und viele Viewer-Funktionen sind so ausgelegt, dass sie überwiegend auf dem Gerät funktionieren.

In der aktuellen öffentlichen V1 sollen Archivdokumente grundsätzlich im privaten lokalen Speicherbereich der App auf Ihrem Gerät verbleiben, es sei denn, Sie exportieren, teilen oder aktivieren eine Cloud-Verbindung. Wenn Sie Cloud-Sync oder cloudgestützte Wiederherstellung aktivieren, kann der gewählte Anbieter zusätzlich lesbare PDF-Dateien, Dateinamen, Ordnerstruktur und technische Restore- oder Sync-Metadaten erhalten, die von der App verwendet werden.

Je nachdem, wie Sie die App nutzen, können wir folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten

Vom Nutzer bereitgestellte und dokumentbezogene Daten

• gescannte Dokumente;
• PDF-Dateien;
• importierte Bilder;
• importierte Dateien;
• Vorschaubilder und Thumbnails;
• Titel, Tags, Dokumenttypen, Ordnerauswahlen und vom Nutzer eingegebene Metadaten; und
• vom Nutzer erstellte Notizen, Anmerkungen, Signaturen, Markups und Schwärzungsrechtecke; sowie
• abhängig von Ihrer Nutzung der App Dokumentinhalte, die Finanzunterlagen, Verträge, Ausweisdokumente, gesundheitsbezogene Unterlagen oder andere sensible Inhalte umfassen können, die Sie scannen, importieren, speichern oder synchronisieren.

Lokal erzeugte Inhalte und Metadaten

• OCR-Text;
• OCR-Vorschläge;
• erkannte Daten, Absendervorschläge, Typvorschläge, Überschriften und ähnliche Erkennungsmetadaten;
• Fingerprints zur Duplikaterkennung und visuelle Abgleichsdaten;
• Archiv-, Restore- und Sync-Metadaten, die Dokumenttitel, Absenderinformationen oder Absendervorschläge, Dokumenttypen, OCR-Text und zugehörige lokale Zustandsdaten für Restore- oder Kontinuitätsflüsse enthalten können;
• Cloud-Replik-Metadaten, einschließlich Remote-IDs, Verifikationsstatus und zugehörigem Sync-Zustand; und
• technische Dateiverweise, Zeitstempel und Verarbeitungszustände.

Sicherheits- und Authentifizierungsdaten

• Keychain-gebundene Authentifizierungsdaten;
• Provider-Zugriffstoken;
• Provider-Refresh-Tokens, soweit anwendbar; und
• App-Lock- oder Geräteauthentifizierungsstatus, soweit von Ihnen aktiviert.

Abo- und Berechtigungsdaten

• Abonnementstatus;
• Berechtigungsstatus;
• Produktkennungen;
• restorebezogene Statusinformationen; und
• kauf- und abrechnungsbezogene Metadaten, die über Apple und RevenueCat bereitgestellt werden.

Technische und Sitzungsdaten

• technischer Sitzungsstatus;
• Daten zur Provider-Sitzungsvalidierung;
• Verbindungsstatus;
• begrenzte Installations- oder Geräte-Kontextkennungen für die Verbindungsintegrität, einschließlich des pCloud-Verbindungsflusses;
• begrenzte Authentifizierungs-, Request-Validierungs-, Rate-Limiting- und Fehlerdiagnosedaten im Zusammenhang mit der pCloud-Authentifizierung über Supabase; sowie
• grundlegende technische Integritäts- und Fehlerinformationen, die für Bereitstellung, Sicherheit und Fehlerbehebung des Dienstes erforderlich sind.

Website-/Kontaktdaten, soweit anwendbar

• Standard-Server-Logdaten, wenn Sie unsere Website, Support-Seiten oder Rechtseiten aufrufen; und
• Kontaktdaten und Nachrichteninhalte, wenn Sie uns kontaktieren.

Wir erheben personenbezogene Daten aus den folgenden Quellen

Direkt von Ihnen

• wenn Sie scannen, importieren, bearbeiten, organisieren, exportieren, teilen, löschen oder einen Cloud-Anbieter verbinden;
• wenn Sie uns kontaktieren; und
• wenn Sie Notizen, Tags, Titel, Signaturen oder andere Bearbeitungsebenen erstellen.

Von Ihrem Gerät und dem Betriebssystem

• wenn die App Scans, Dateien, Vorschauen, OCR, biometrische Entsperrflüsse, File-Provider-Interaktionen oder App-Group-Importe verarbeitet; und
• wenn Apple-Frameworks Informationen zu Dateien, Pickern, Authentifizierung oder Berechtigungen auf Systemebene bereitstellen.

Von Apple

• für die Verteilung über den App Store;
• für In-App-Käufe;
• für das Abonnementmanagement;
• für Restore-Flows; und
• für Apple-Systemcontainer und zugehörige Apple-Plattformfunktionen, die Sie nutzen.

Von RevenueCat

• für das Laden von Produkten;
• für die Auflösung von Berechtigungen;
• für die Verarbeitung des Abonnementstatus; und
• für die Unterstützung bei der Kaufwiederherstellung.

Von von Ihnen ausgewählten Drittanbieter-Cloud-Diensten

• von Google Drive, Dropbox oder pCloud, wenn Sie einen solchen Anbieter verbinden, die Verbindung validieren, Dateien hochladen, Dateien herunterladen, Dateien wiederherstellen oder von der App genutzte Archivordner verwalten, einschließlich zugehöriger lesbarer Dateinamen, Ordnerstruktur und technischer Restore- oder Sync-Metadaten, die für die Integration erforderlich sind.

Von Supabase

• nur für begrenzte Authentifizierungs- und Verbindungsfunktionen im Zusammenhang mit dem pCloud-Verbindungsfluss und nicht als allgemeines Dokumentenspeicher-Backend oder Datei-Proxy.

Zweck

• Dokumente scannen;
• Dokumente und Vorschauen lokal speichern;
• OCR-Text und Erkennungsvorschläge erzeugen;
• Dokumente organisieren;
• Dateien exportieren und teilen;
• Archiv-, Viewer- und Bearbeitungsfunktionen bereitstellen;
• direkte Cloud-Verbindung, Synchronisierung, Restore, zugehörige Dateizugriffsfunktionen und Kontinuitätsfunktionen für Metadaten bereitstellen; und
• Abonnement-, Berechtigungs- und Restore-Funktionen bereitstellen.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Durchführung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage.

Zweck

• den Zugriff auf die App schützen;
• Provider-Sitzungen validieren;
• Missbrauch, Betrug, Bot-Aktivität und unbefugte Nutzung verhindern;
• die Integrität von Verbindungsflüssen sicherstellen;
• den Missbrauch von Cloud-Verbindungsendpunkten begrenzen;
• technische Probleme beheben; und
• Rechtsansprüche schützen und verteidigen.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigte Interessen.

Berechtigte Interessen

Sicherheit unserer App und Systeme, Verhinderung von Missbrauch, Erhalt der Dienstintegrität, technische Stabilität sowie Durchsetzung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.

Zweck

• gesetzliche Verpflichtungen erfüllen, die auf uns anwendbar sein können, einschließlich steuerlicher, buchhalterischer, aufbewahrungsbezogener oder regulatorischer Pflichten, soweit einschlägig.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung.

Zweck

• unsere Website, Rechtseiten und die Privacy-Policy-URL betreiben;
• unsere öffentlichen Support-Seiten und Kontaktkanäle betreiben;
• technisch erforderliche Server-Logs und Zugriffsdaten verarbeiten;
• Kontaktanfragen und supportbezogene Anfragen bearbeiten, die außerhalb der App eingehen; und
• Sicherheit, Verfügbarkeit und rechtliche Integrität dieser Seiten und Kontaktkanäle schützen.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sich Ihre Anfrage auf die Nutzung der App oder ein Vertragsverhältnis bezieht, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigte Interessen.

Berechtigte Interessen

Bereitstellung rechtlich erforderlicher Informationen, Aufrechterhaltung sicherer und verlässlicher öffentlicher Seiten, Bearbeitung von Kontaktanfragen und Schutz unserer Rechte.

Camera

Die Kamera wird zum Scannen von Dokumenten verwendet.

Systempicker für Fotos und Dateien

Die aktuelle V1 verwendet Apple-Systempicker zur Auswahl von Dateien oder Bildern und fordert keinen allgemeinen Foto-Mediathek-Zugriff an, soweit diese Systempicker ausreichen.

Geräteauthentifizierung

Die App kann je nach Gerät und Konfiguration optional Face ID, Touch ID oder Gerätecode für den App-Lock verwenden. Die aktuelle V1 erzwingt App-Lock nicht standardmäßig. Wenn Geräteauthentifizierung genutzt wird, erhält die App nur das Ergebnis der Authentifizierungsprüfung und greift nicht auf Face-ID-Daten zu, die mit dem hinterlegten Gesicht verknüpft sind.

OCR auf dem Gerät

OCR und zugehörige Vorschlagslogik werden mit Apple-Frameworks auf dem Gerät verarbeitet.

Push-Mitteilungen

Die aktuelle V1 fordert keine Push- oder Remote-Notification-Berechtigung an.

Apple

• für die App-Verteilung über den App Store;
• für die Abrechnung von In-App-Käufen;
• für das Abonnementmanagement und Restore;
• für Apple-Systemdienste und -Container, die Sie nutzen; und
• für iOS- und plattformseitige Sicherheits- und Authentifizierungsfunktionen.

RevenueCat

• zum Laden von Produkten;
• zur Auflösung von Berechtigungen;
• zur Abbildung des Kaufstatus; und
• zur Unterstützung der Kaufwiederherstellung.

Supabase

• nur für begrenzte Authentifizierungs- und Verbindungsfunktionen im Zusammenhang mit pCloud;
• nicht als allgemeines Dokumentenspeicher-Backend; und
• nicht als Datei-Proxy für Nutzerdokumentinhalte.

Google Drive, Dropbox und pCloud

• wenn Sie einen dieser Anbieter verbinden, werden lesbare PDF-Dateien, Dateinamen, Ordnerpfade, Sync- oder Restore-Metadaten und zugehörige Cloud-Ordnerinformationen von diesem Anbieter entsprechend Ihren Handlungen und den eigenen Bedingungen sowie Datenschutzhinweisen dieses Anbieters verarbeitet;
• je nach Funktion können Restore- oder Sync-Metadaten Dokumenttitel, Absenderinformationen, Dokumenttypen, OCR-Text und zugehörige lokale Zustandsdaten für Restore- oder Kontinuitätsflüsse enthalten; und
• für Google Drive fordert der aktuell ausgelieferte Verbindungsfluss den vollständigen Google-Drive-Scope `https://www.googleapis.com/auth/drive` an, wie er derzeit in der App implementiert ist. Das kann einen breiteren Drive-Zugriff erlauben als nur auf einen einzelnen app-spezifischen Ordner.

Website- oder Hosting-Provider

• wenn Sie unsere Website, Support-Seiten, Rechtseiten oder Kontaktpfade aufrufen, die von uns oder in unserem Auftrag gehostet werden, kann unser Hosting-Provider technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeiten.

Wichtige Klarstellung

Wenn Sie Google Drive, Dropbox oder pCloud verbinden, werden Ihre Dateien direkt zwischen Ihrem Gerät und dem gewählten Anbieter übertragen. Supabase wird nur für begrenzte Authentifizierungs- und Verbindungsfunktionen im Zusammenhang mit pCloud verwendet und nicht als allgemeines Dokumentenspeicher-Backend oder Datei-Proxy.

Share Extension

Die Share Extension kann Dateien und Bilder in eine gemeinsam genutzte lokale Importzone kopieren, die von der App als temporäre Staging-Zone verwendet wird und einer App-seitigen Bereinigung unterliegt.

Direkte URL-Importe

Wenn Sie Inhalte über einen http- oder https-Link per Share Extension importieren, kann die Extension den Server des Dritten, der diese Ressource hostet, direkt kontaktieren, um die Datei abzurufen.

Document Picker und File Provider

Die Document Picker Extension und die File Provider Extension arbeiten mit derselben gemeinsamen Import- und App-Group-basierten lokalen Zone. Der aktuelle V1 File Provider ist importorientiert und nicht als allgemeiner Browser für das private Archiv innerhalb der App beschrieben. Importierte Inhalte werden grundsätzlich in den privaten Speicherbereich der App kopiert, anstatt das Archiv per Open-in-Place freizugeben.

RevenueCat wird genutzt, um

• Abonnementprodukte zu laden;
• Berechtigungen aufzulösen;
• den Abonnementstatus abzubilden; und
• die Kaufwiederherstellung zu unterstützen.

Apple übernimmt Abrechnung, Zahlungsabwicklung, App-Store-Abonnementverwaltung und zugehörige Restore-Mechanismen.

Abonnement- und Berechtigungsdaten werden verwendet, um festzustellen, ob Premium-Funktionen freigeschaltet sind, und um Restore-Flows zu unterstützen. Ohne aktives Abonnement kann die aktuelle V1 weiterhin eine grundlegende Anzeige- und Exportfunktion für bereits lokal gespeicherte Dokumente bereitstellen, während Scannen, Importieren, Bearbeiten, Organisieren und Cloud-Sync eingeschränkt sein können.

Diese lokalen Bearbeitungsebenen überschreiben nicht automatisch

• das archivierte Originaldokument; oder
• eine Cloud-Kopie der Originaldatei.

Eine veränderte Version wird typischerweise erst erzeugt, wenn Sie eine neue abgeleitete Datei exportieren. Das bedeutet, dass das archivierte Original und eine Cloud-Kopie der Originaldatei unverändert bleiben können, selbst wenn lokale Bearbeitungsebenen in der App vorhanden sind.

Wenn Sie eine Datei exportieren oder teilen, verlässt die resultierende Datei den geschützten lokalen Speicherbereich der App und unterliegt dann dem gewählten Ziel, Empfänger, Dateinamen sowie jedem Dienst oder jeder Plattform, die Sie auswählen.

Passwortschutz für PDF-Exporte ist PDF-basierter Schutz für die exportierte Datei und nicht gleichbedeutend mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder einem Nur-Ciphertext-Speichermodell.

Ein bearbeiteter Export kann eingebrannte Schwärzungen oder andere angewendete Bearbeitungen enthalten, während ein Export der Originaldatei die Originaldatei ohne diese eingebetteten Änderungen belassen kann.

Dies kann insbesondere abhängig sein von

• dem Drittanbieter, den Sie verbinden;
• der Apple-Service-Infrastruktur;
• der RevenueCat-Service-Infrastruktur;
• der Supabase-Service-Infrastruktur; oder
• der Website- und Hosting-Infrastruktur, soweit anwendbar.

Soweit erforderlich, stützen wir uns auf

• Angemessenheitsbeschlüsse; oder
• geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln.

Die konkrete Transfersituation hängt vom genutzten Dienst und der durch Ihre Nutzung der App ausgelösten Verarbeitungskette ab. Sie können uns für weitere Informationen über die Schutzmaßnahmen bei einer konkreten internationalen Übermittlung kontaktieren.

Lokales Archiv

Gespeichert im privaten lokalen Speicherbereich der App, bis Sie das betreffende Dokument löschen, die App zurücksetzen oder lokale Daten anderweitig entfernen.

Papierkorb

Gespeichert, bis Sie den Papierkorb endgültig leeren, die App ihn nach ihrer Lebenszykluslogik bereinigt oder eine lokale Zurücksetzung/Entfernung erfolgt.

Geteilte Import-Inbox / App-Group-Importzone

Als temporäre Staging-Daten gespeichert bis Import, Löschung, Bereinigung oder Reset, einschließlich lebenszyklusbasierter Bereinigung.

Cloud-Tokens und Provider-Zugangsdaten in der Keychain

Gespeichert, bis Sie den Provider trennen, den Zugriff widerrufen oder die App zurücksetzen, vorbehaltlich technischer und rechtlicher Anforderungen.

Abo- und Berechtigungsdaten

Gespeichert so lange, wie es für Abonnementstatus, Restore-Unterstützung, rechtliche Compliance, Streitbehandlung und zugehörige Dokumentation erforderlich ist.

Cloud-Kopien und zugehörige Restore- oder Sync-Metadaten bei Google Drive, Dropbox oder pCloud

Gespeichert, bis sie beim jeweiligen Provider gelöscht oder durch Sie bzw. durch von Ihnen ausgelöste App-Aktionen entfernt werden, vorbehaltlich der Systeme und Aufbewahrungslogiken des jeweiligen Providers. Dies kann lesbare PDF-Dateien, Dateinamen, Ordnerstruktur und zugehörige Restore- oder Sync-Metadaten beim verbundenen Anbieter umfassen.

Website-/Kontaktdaten, soweit anwendbar

Gespeichert so lange, wie es für die jeweilige Anfrage, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.

Abhängig von Ihren Geräteeinstellungen und dem Backup-Verhalten von Apple können lokale App-Daten auch in Geräte-Backups einschließlich iCloud-Backups enthalten sein, sofern sie nicht vom Backup ausgeschlossen werden. Das Löschen von Inhalten in der App löscht nicht automatisch Kopien, die bereits in Geräte-Backups oder bei Drittanbieter-Cloud-Diensten vorhanden sein können.

Vorbehaltlich der anwendbaren gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie nach der DSGVO die folgenden Rechte

• das Recht auf Auskunft;
• das Recht auf Berichtigung;
• das Recht auf Löschung;
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung;
• das Recht auf Datenübertragbarkeit;
• das Recht auf Widerspruch;
• das Recht, eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, soweit die Verarbeitung auf Einwilligung beruht; und
• das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen.

Sie können Beschwerde insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder dem Ort des mutmaßlichen Verstoßes einlegen.

Da viele inhaltsbezogene Daten lokal auf Ihrem Gerät gespeichert werden, können Sie zahlreiche dieser Daten direkt in der App kontrollieren oder löschen, etwa über Reset-Funktionen, durch das Löschen lokaler Daten, das Leeren des Papierkorbs oder das Trennen von Cloud-Anbietern.

Für Daten, die von Apple, RevenueCat oder einem verbundenen Cloud-Anbieter verarbeitet werden, kann je nach Datenart und Rolle des Anbieters zusätzlich eine Anfrage an den jeweiligen Anbieter erforderlich sein.

Beispiele

• ohne Kamerazugriff ist Scannen nicht verfügbar;
• ohne Datei- oder Bildauswahl über Systempicker ist der Import aus diesen Quellen nicht verfügbar;
• ohne Geräteauthentifizierung ist der App-Lock nicht verfügbar;
• ohne Cloud-Authentifizierung sind Cloud-Verbindung und Cloud-Sync-Funktionen nicht verfügbar; und
• ohne Kauf- und Berechtigungsdaten können Premium-Funktionen nicht freigeschaltet werden.

Sie sind grundsätzlich nicht verpflichtet, alle Kategorien von Daten bereitzustellen. Bestimmte Funktionen funktionieren jedoch nicht ohne die für diese Funktionen zwingend erforderlichen Daten.

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie bitte

• Morten Ottow
• Tulpenstrasse 4
• 12203 Berlin
• Deutschland
• support@scan-and-store.com

Bitte senden Sie dem Support keine hochsensiblen Originaldokumente, sofern dies nicht zwingend erforderlich ist. Support wird grundsätzlich ohne routinemäßige Prüfung von Dokumentinhalten erbracht.